Tạo mục lục tự ðộng trong Office 2007
Bài viết hýớng dẫn tạo một mục lục tự ðộng giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn ðýợc nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007. Ðể tạo ra mục lục, bạn ðánh dấu cấp ðộ nội dung và tiến hành chèn mục mục bằng chức nãng có sắn của trình soạn thảo.
Ðánh dấu nội dung và trích xuất thành mục lục
Býớc 1: Mở vãn bản bạn cần tạo mục lục tự ðộng (hình minh họa là file "Quan he VietNam-NhatBan.doc"
|
|
|
|
Býớc 2: Bạn chọn References trên trình ðõn thông minh của bộ MS Office 2007
|
|
|
|
Býớc 3: Lựa chọn vùng chức nãng tạo mục lục tự ðộng Table of Contents..
|
|
|
|
Býớc 4: Mục lục tự ðộng ðýợc tạo trên nguyên tắc cấp ðộ nội dung, vì vậy, ðể tạo nó bạn phải lựa chọn cấp ðộ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở ðầu, nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hõn sẽ chọn level lớn hõn nhý level 2. Level 3…. Phần trình bày dýới sẽ hýớng dẫn chi tiết ðể các bạn dễ hình dung.
Ðể ðánh dấu ðề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần ðặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa ðề mục và xác ðịnh mức (level):
|
|
|
|
Các bạn thao tác týõng tự với các ðề mục khác, chú ý chọn level thích hợp.
|
|
|
|
Sau khi ðã hoàn thành việc xác ðịnh mức ðộ các ðề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột ðến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu týợng Table of Contents…
|
|
|
|
Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic…) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents…
|
|
|
|
Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents
|
|
|
|
Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang ðặt Heading. Tab leader: Chọn loại ðýờng tab từ cuối các Heading ðến số trang.
Show levels: Số cấp ðộ Heading.
ỹ Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính nãng khác.
|
|
|
|
Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa ðổi ðịnh dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự ðộng.
|
|
|
|
Trýờng hợp trong file ðã có mục lục tự ðộng, và bạn ðồng ý thay ðổi ðịnh dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thế ðịnh dạng cho bảng nội dung mục lục không?"
|
|
|
|
Chọn nút Yes: Ðồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay ðổi, MS Word còn tự ðộng cập nhật lại số trang cho các ðề mục.
Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens ðể hoàn tất việc chèn mục lục tự ðộng vào vãn bản.
|
|
|
|
ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) ðể nhảy ðến ðúng mục và số trang cần ðến.
3. Chỉnh sửa mục lục tự ðộng
– Tại mục lục tự ðộng mới ðýợc tạo ra ta có thể chỉnh sửa nhý với mọi vãn bản bình thýờng khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc… thích hợp theo ý của bạn.
– Trong quá trình chỉnh sửa vãn bản, số trang có thể thay ðổi, do vậy nếu bạn muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table
|
|
|
|
Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn:
|
|
|
|
Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.
Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục
Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp.
Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức nãng hết sức rất thân thiện giúp ta thực hiện các công cụ vãn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự ðộng trong phiên bản này ðã ðýợc trực quan hóa. Tôi hy vọng hýớng dẫn này sẽ ðýa ðến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc.
Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hýớng dẫn týõng ðối cụ thể, nhýng khi bạn ðã hiểu thì công việc lại hoàn toàn ðõn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực hiện thành công!
Nguồn thegioiIT
