Tạo báo cáo tự ðộng trong Word từ bảng số liệu của Excel
Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thýờng ngýời ta thực hiện 2 công việc
– Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel ðể tính.
– Công việc B: Mở vãn bản Word ðể cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời vãn của báo cáo nói chung không thay ðổi là mấy). Việc cập nhật thủ công vãn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự ðộng dữ liệu từ Excel với vãn bản Word ðể bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau ðó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự ðộng cập nhật những thay ðổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa.
Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần ðýa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trýớc ðó ðể so sánh sự tãng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005.
Hình 1: Excel, số liệu kỳ trýớc dùng cho các báo cáo tháng 07/2005
Býớc 1 (công việc A): Ở H.1 ta ðã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trýớc (tháng 07/2005) với các công thức ðể tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tãng giảm so với tháng trýớc… ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự ðộng tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta ðýợc bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) nhý H.2.
Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho các báo cáo tháng 08/2005
Býớc 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có ðýợc trong H.1. Ðiều cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trýớc thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích ðó (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word ðể các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự ðộng cập nhật dữ liệu từ Excel sang.
Hình 3: Word, phân tích số liệu của H.1
Ðầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô ðýợc tô ðỏ ở H.2) rồi vào Word ðặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trýớc con số 272.601ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 ði rồi nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới ðýợc paste vào có giá trị là 273.780 nhý trong H.4 nhýng phần nền của số 273.780 này có màu xám. Thực hiện giống nhý vậy ở những số liệu khác cần sửa ðổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô ðen phần số rồi copy). Chú ý, nếu vùng ðýợc Paste link không có màu xám, bạn làm nhý sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK.
Hình 4: Word, phân tích số liệu của H.2
Riêng ðối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dýõng và giá trị này ảnh hýởng ðến phần lời vãn trong vãn bản Word cần làm phức tạp hõn một chút. Nhý phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trýớc giảm 44,44% vì giá trị trong Excel týõng ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị lời vãn là tãng 16,39% trong Word. Cách làm nhý sau: ðầu tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), ðối với những cột nào thể hiện sự tãng giảm (ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng ðể thể hiện lời vãn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D nhý sau (cột E làm týõng tự): – Chèn thêm 2 cột F và G ðể bổ sung cho cột D nhý H.5. Trong ðó cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt ðối của cột D.
– Nhập vào ô F2 công thức:
=IF(D2=0;"không tãng giảm";IF(D2>0;"tãng ";"giảm "))
Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tãng giảm", nếu >0 thì hiển thị "tãng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".
Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.
– Nhập vào ô G2 công thức:
=IF(D2<>0;ABS(D2);"")
Hàm này lấy giá trị tuyệt ðối của ô D2.
Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ ðýợc các chi tiết giống với H.5.
Hình 5
Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3: – Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.
– Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.
Thực hiện týõng tự cho các phần khác cần sửa ðổi.
Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có ðýợc bản báo cáo của tháng 08/2005 nhý H.4.
Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở vãn bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu ðýợc cập nhật từ Excel vào Word.
Chú ý, ðể Word không tự ðộng cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức
Theo goctinhoc